Objectifs :

• une méthode pour briefer l’IA

• une bibliothèque de 12 modèles d’e-mails orientés audit/compta/fiscal

• un GPT “Assistant Mail Audit (OTAR)”

1 - Méthode OTAR pour briefer l’IA

OTAR = Objectif → Ton → Audience → Références.

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Sortie attendue (toujours)

1. Corps du mail (100–150 mots, phrases courtes, une idée par phrase, verbes d’action, ton pro) : Structure type : accroche → contexte (2–3 faits datés) → demande claire → appel à l’action → formule brève.
2. 3 objets de mail classés du plus neutre au plus direct
3. Version ultra-courte (≤ 90 mots)
4. Check-list : faits exacts, pièces citées, cohérence ton/longueur, respect APDP/Monaco (contrôle qualité avant envoi. Vous vérifiez quatre points : exactitude, pièces, cohérence éditoriale, conformité.) </aside>

O = Objectif du mail (1 phrase maximum)

• Exemples :
  • Relancer un devis envoyé le 03/09 et proposer un créneau de démo.
  • Remercier après rendez-vous et confirmer les prochaines étapes.
  • Demander un document manquant (Kbis) sans retarder la signature.

T = Ton souhaité (avec 2–3 adjectifs concrets)

• Exemples : professionnel, direct, rassurant / cordial, concis, orienté action / ferme, factuel, non conflictuel.
• Ajouter les contraintes de style : vouvoiement/tutoiement, 120–150 mots, phrases courtes, pas d’emojis, pas de formules ampoulées.

A = Audience (qui lit ? quel contexte ?)

• Exemples : Dirigeant PME, acheteur, DRH Monaco, fournisseur stratégique.
• Ajouter le niveau de relation : premier contact / client fidèle / prospect tiède.
• Ajouter le niveau d’expertise : non-technique → « éviter jargon » ; expert → « accepter termes techniques ».

R = Références utiles (faits & pièces)

• Dates (RDV, envoi précédent), montants, numéro de devis, décisions actées, échéances, pièces jointes à citer.